می‌دانید امروز باید چه کارهایی انجام دهید و اصلاً چرا؟

همه‌ی ما شنیدیم که برای اینکه اهداف خود را به واقعیت درآورید باید برای آن برنامه ریزی کنید. اما شاید تعریف درستی از برنامه ریزی و هدف از آن را ندانید.

برنامه ریزی موفق به ما کمک می‌کند تا با نگاهی به آینده، بدانید چطور با موقعیت‌ها مواجه شوید.

ما از سری مقالات هدف گذاری از اهمیت آن صحبت کردیم، اما در بسیاری از موارد بدون برنامه ریزی نمی‌توانید به اهداف خود دست یابید.
هدف اصلی این مطلب ارائه مفهوم برنامه ریزی و ویژگی‌های یک برنامه خوب و اینکه اصلاً چرا ما به برنامه ریزی نیاز داریم؟

تعریف برنامه ریزی

برنامه ریزی چیست ؟
اگر بخواهیم خیلی ساده بگوییم: برنامه ریزی یعنی فکر کردن پیش از عمل کردن.
اما نه فقط در ذهنتان!

برنامه ریزی فکر کردن در مورد: چه کاری باید انجام دهید؟
چگونه باید انجام شود؟
چه زمانی انجام دهید؟
توسط چه کسی باید انجام شود؟
و چطور باید برنامه ریزی کرد؟
این‌ها سوالاتی است که قبل از برنامه ریزی از خود بپرسید.

برنامه‌ریزی ، تعیین اهداف به همراه فعالیت‌ها و اقدامات لازم برای دستیابی به آن‌ها است. پس از ارزیابی تمام اقدامات، مناسبترین آن انتخاب شده و سپس اجرا شروع می‌شود.

جمله‌ای است که می‌گوید: «برنامه ریزی شکاف بین جایی که هستیم تا مقصدی که می‌خواهیم برسیم را پر می‌کند.»

در سازمان‌ها برنامه ریزی توسط مدیریت انجام می‌شود تا وظایف، اجتناب از خطرات و دستیابی به اهداف تا حد امکان ساده شود. معمولاً از آن به عنوان یک کارکرد اساسی در مدیریت یاد می‌شود.
به طور کلی برنامه ریزی ، یک فرایند فکری برای تعیین اهداف و توسعه دوره‌های عمل است تا توسط آن سازمان به خواسته‌های خود برسد.

ویژگی‌های برنامه ریزی

هنگامی که می‌خواهید برنامه ریزی کنید باید به ویژگی‌هایی دقت کنید.
فرایند برنامه ریزی باید شامل ویژگی‌هایی زیر باشد:

• هدف‌گرا: تمرکز برنامه ریزی بر روی تعیین اهداف، شناسایی مسیرهای اقدام جایگزین و تصمیم‌گیری برنامه عملی مناسب برای رسیدن به اهداف است.

• فراگیر: یکی دیگر از ویژگی‌های برنامه ریزی فراگیر بودن است. در سازمان‌ها هم در تمام سطوح مورد نیاز است. اگر چه دامنه آن در بخش‌های مختلف زندگی ما و سازمان‌ها فرق دارد.

• فرایندی مستمر: برنامه ریزی برای یک دوره خاص مثلاً برای یک ماه، یک سال و… ساخته می‌شوند. پس بعد از اتمام آن دوره با توجه به شرایط حال و آینده، برنامه‌های جدیدی ترسیم شود. بنابراین برنامه ریزی فرایندی پیوسته و مستمر است. زیرا طرح‌ها در چارچوب و توسط برنامه و طرح دیگری دنبال می‌شوند.

• فرایندی فکری: فرایند برنامه ریزی ، یک تمرین ذهنی است که شامل استفاده از ذهن، فکر کردن، پیش‌بینی، تصور هوشمندانه و نوآوری و… است.

• انعطاف‌پذیر: برنامه ریزی باید منعطف باشد تا در صورت بروز مشکلی بتوان آن را تغییر داد. در برنامه ریزی به آینده نگاهی داشته باشید. تجزیه و تحلیل، پیش بینی آینده برای رویارویی با چالش‌ها.

• منجر به تصمیم شود: از ویژگی‌های مهم برنامه ریزی ، تصمیماتی که در مورد انتخاب مسیرهای اقدام جایگزین برای رسیدن به هدف اتخاذ می‌شود. جایگزین انتخاب شده باید بهترین باشد.

اهمیت برنامه ریزی

از آن جایی که آینده نامشخص است. و شرایط می‌تواند در هر زمان تغییر کند پس از اهمیت برنامه ریزی در موفقیت نمی‌توان چشم‌پوشی کرد.

هدف از برنامه ریزی

تا اینجا با تعریف برنامه ریزی و اهمیت آن صحبت کردیم، در این بخش می‌رسیم به هدف از برنامه ریزی .
همه ما از برنامه ریزی اهدافی داریم که به برخی از مهم‌ترین اهداف در ذیل اشاره کردیم:

اولین هدف از برنامه ریزی ، افزایش اطمینان یا قطعیت از انجام کارها است و ایجاد همراهی و هماهنگی بین بخش‌های یک حوزه است.
هدف بعدی از برنامه ریزی ، پیش‌بینی حوادث غیرقابل پیش‌بینی است که ممکن است بر عملکرد یک شرکت تاثیر بگذارید.
برنامه ریزی بهترین جایگزین را از بین گزینه‌های مختلف انتخاب کرد که به بهترین استفاده از منابع منجر می‌شود.
دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده، دستیابی به‌موقع اهداف تنها با برنامه ریزی مؤثر امکان‌پذیر است.
کاهش رقابت از دیگر هدف‌های برنامه ریزی است. وجود رقابت فرصتی برای رشد است. اما در عین حال باید از رقابت سخت دوری کرد، که با برنامه ریزی میسر می‌شود.

بدانید که برنامه ریزی آغاز است نه پایان. برنامه‌ها باید قابل اصلاح باشند.

انواع برنامه ریزی

1- برنامه‌ ریزی سلسله مراتبی

این نوع برنامه ریزی برای سطوح فنی، مدیریتی و نهادی چیده می‌شود؛ مانند برنامه‌های استراتژیک، طرح‌های اداری و برنامه‌های عملیاتی.

2- برنامه ریزی دائمی

این برنامه‌ها که اغلب به عنوان رویه عملیاتی استاندارد نامیده می شود، شامل مسائلی است که مدیر باید به طور مرتب با آنها روبرو شود؛ مانند هدف، استراتژی، نقش‌ها، روش و سیاست‌ها.

3- برنامه ریزی یکبار مصرف

این دسته برنامه ریزی هم آنهایی هستند که برای موقعیت‌های منحصر به‌فرد استفاده می‌شوند. اینها پس از یک بار استفاده جایگزین یا دور انداخته می‌شوند؛ مانند اهداف، بودجه‌ها و پروژه‌ها.

4- برنامه ریزی اضطراری

برنامه‌ ریزی اضطراری، برنامه‌های جایگزینی هستند که برای مقابله با موقعیت‌هایی که به‌طور غیرمنتظره رخ می‌دهند یا زمانی که مفروضات اشتباه بودند، استفاده خواهند شد. همان اقدامات جایگزین در صورت اختلال به وجود آمده در فرایند برنامه ریزی است.

حالا که با تعریف و مزایای برنامه ریزی و ویژگی‌های آشنا شدید، شاید سوالتان این است که «حالا چگونه برنامه ریزی کنیم؟» پیشنهاد می‌کنم مطلب زیر که برای شما نوشته شده است را از دست ندهید:

در این مقاله به تعریفی از برنامه ریزی، اهمیت، هدف و انواع برنامه‌ریزی پرداخته شد.
امیدواریم در برنامه‌ریزی‌ های آینده خود به ویژگی‌های برنامه و هدفتان از برنامه ریزی توجه بیشتری کنید.
اگر شما هم نظر و پیشنهادی از برنامه ریزی خود دارید با ما در میان بگذارید.